OpenDecide Logo
Pratique

Communiquer efficacement à distance

Crée par : Plex
Bibliothèque : Plex (publique)
Dernière mise à jour : 30 mars 2020
Description

Lorsque les différents intervenants d'une réunion ou d'une conversation ne se voient pas, il est plus difficile de ressentir les nuances d'un message et il arrive que les destinataires ne le comprennent pas de la même manière.

On va donc détailler la manière dont fonctionne Plex, une entreprise accumulant plus de 10 ans d'expérience, et composé de plus de 100 personnes répartis sur le globe.

La clé du succès : une bonne communication et avoir les bons outils de transparence.

Étapes
1

Rencontrez-vous virtuellement en "face à face" aussi souvent que possible

La communication écrite peut souvent être mal interprétée, le sarcasme ne se traduit pas toujours par écrit ou à travers les cultures, et il est dans la nature humaine de faire des déductions sur ce que l'écrivain voulait dire alors qu'en réalité nous pourrions nous tromper complètement. Il est donc évident que la communication a une place importante et qu'il est vital de se rencontrer "face à face" aussi souvent que possible.

Hangouts, Zoom ou Skype sont tous très utiles pour cela. Il est généralement nécessaire de montrer son visage.

Vos collègues ne se soucient pas de votre coiffure ou de l'endroit où vous êtes assis, mais ils veulent que vous soyez présent. Il est essentiel de pouvoir se voir tout en parlant.

2

Exploitez au maximum Slack ou Teams

Pour la communication écrite continue et la création d'une culture du travail d'équipe, Slack est très efficace pour Plex, mais en réalité, toute plateforme qui aide à la communication en temps réel et aux réponses rapides est à la fois productive et nécessaire, comme Microsoft Teams par exemple.

Ils permettent de communiquer plus rapidement, de manière plus transparente et plus efficace que l'environnement de bureau habituel.

Avec ces outils, il n'est pas nécessaire de penser à communiquer le contexte à l'ensemble de l'entreprise - cela se fait en permanence.

La communication en temps réel permet aussi d'encourager une mentalité d'équipe où chacun travaille collectivement pour faire avancer le travail, ce qui a permet à Plex d'accomplir bien plus que si chacun ne faisait "que son travail".

3

Mettez en place des outils de suivi des projets

Il existe aujourd'hui de nombreux outils de collaboration qui permettent aux équipes d'avoir une vision en temps réel de l'état d'avancement des projets.

Plex a constaté que GitHub et Aha ! fonctionnent bien pour eux, mais, quels que soient les outils que vous mettez en œuvre, l'essentiel est de les vérifier régulièrement et de les tenir à jour.

Grâce à des intégrations simples, Plex a été en mesure de récupérer les mises à jour de Github, de vérifier les "Pull Request" et de vérifier l'état des projets Aha!, les priorités de travail individuelles, les rapports métriques quotidiens et les ordres du jour des réunions d'équipe, le tout directement dans leur environnement de travail (Slack), ce qui maximise la transparence.

De plus, les outils de collaboration de Google Docs sont fantastiques pour collaborer en temps réel, et ils créent une bonne dynamique pour le travail en équipe, même en étant en mode hors ligne.

4

Abusez des emojis 😄

Revenons à l'idée que le ton peut facilement être mal interprété dans les communications écrites.

Dans ce cas, les emojis sont vos amis.

Un visage souriant, par exemple, peut grandement contribuer à donner le ton dans votre communication écrite.

Chez Plex, ils ont créé des tonnes d'emojis personnalisés qui sont en rapport avec la culture spécifique de leur entreprise.

Leur utilisation permet non seulement de transmettre une pensée, mais aussi de les unifier en tant qu'organisation.

Plex
Logiciel de bibliothèque multimédia
Voir les pratiques