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Pratique

Utiliser les services Google pour former des équipes virtuelles

Crée par : Google Inc.
Bibliothèque : Google Inc. (publique)
Catégorie : Réunions
Dernière mise à jour : 30 mars 2020
Description

Dans le cadre de la mise en place du télétravail pour une équipe, ou de la constitution de groupes multisites, il est important de pouvoir communiquer et d'utiliser des outils collaboratifs en ligne.

C'est ce que propose Google avec l'ensemble de ses outils.

Il est bien sûr possible d'adapter cette pratique pour utiliser les outils de Microsoft (Office 365) ou des outils libres.


Découvrez aussi une sélection de vidéos mise en ligne par Google pour présenter différentes manières d'utiliser leurs outils collaboratifs : https://www.youtube.com/playlist?list=PLU8ezI8GYqs6sCUWKaCVBaVg-ND6uH2BG

Étapes
1

Organisez des visioconférences et des événements virtuels avec vos collaborateurs

Si les membres de votre équipe sont répartis dans le monde entier,  Hangouts Meet vous permet de rester en contact avec eux, où qu'ils se trouvent et à n'importe quel moment, à partir d'un ordinateur ou d'un appareil mobile. Grâce à la visioconférence, organisez des réunions de brainstorming, travaillez sur des projets d'équipe, proposez des événements virtuels, et bien plus encore.

2

Animez des présentations à distance

Si vous ne pouvez pas assister en personne à une réunion, présentez vos fichiers Slides, Docs ou autres en organisant une visioconférence, à l'aide de Hangouts Meet. Vous pouvez même enregistrer les réunions afin que les collaborateurs travaillant dans des fuseaux horaires différents puissent les regarder plus tard, et activer les sous-titres pour que les participants puissent suivre la réunion sans le son.

3

Modifiez en temps réel les documents de votre équipe

Vous souhaitez modifier des documents, des feuilles de calcul, des présentations ou d'autres fichiers avec des membres de votre équipe qui travaillent à distance ? Avec Google Docs, Sheets et Slides, vous pouvez apporter des modifications simultanément, en temps réel, discuter au sein même de l'éditeur et obtenir des avis ciblés par le biais de commentaires. Les modifications sont enregistrées automatiquement et les membres de l'équipe ont donc toujours accès aux dernières versions.

4

Stockez, partagez et consultez les ressources de l'équipe où que vous soyez dans le monde

Vous cherchez un moyen facile de stocker et de partager en toute sécurité les ressources de votre équipe ? Enregistrez-les dans un seul dossier sur Google Drive ou dans des Drive partagés. Elles seront partagées instantanément. Lorsque quelqu'un apporte des modifications, Drive vous indique les fichiers concernés. Les membres de l'équipe peuvent accéder à distance aux versions les plus récentes depuis n'importe quel appareil, en toute sécurité.

5

Facilitez la communication grâce à une liste de diffusion d'équipe

Vous avez besoin de partager les mêmes informations avec les membres d'une équipe répartie dans différents pays ? Simplifiez les communications en créant une liste de diffusion Google Groupes. Au lieu de rédiger un e-mail pour chaque personne, envoyez des comptes rendus et partagez simultanément diverses ressources (par exemple, vos agendas d'équipe et documents Drive) via l'adresse e-mail du groupe.

6

Coordonnez vos plans et calendriers de projets

Le suivi des projets et des plannings d'équipes est parfois difficile, surtout lorsque les délais de livraison sont modifiés ou que des tâches sont ajoutées à la dernière minute. Organisez à l'avance le travail et le suivi de l'avancement de votre équipe dans un plan de projet Google Sheets dynamique. Même s'ils se trouvent aux quatre coins du globe, les membres de l'équipe peuvent indiquer directement leur avancement en temps réel, évitant ainsi au responsable d'avoir à éplucher les e-mails de chacun. Chaque collaborateur peut consulter et modifier le même plan de projet. Il est donc plus facile de se répartir les tâches et de gérer les modifications de calendrier.

7

Organisez-vous avec les agendas d'équipe

Lorsque les membres d'une équipe travaillent dans différents pays et fuseaux horaires, il est très difficile de planifier des dates de réunion qui conviennent à tout le monde. Avec Google Agenda, vous pouvez superposer les agendas des membres de votre équipe pour savoir à quel moment tous vos collaborateurs seront disponibles. Vous pouvez même créer plusieurs agendas d'équipe pour les réunions, les formations ou les congés, entre autres. Une fois que vous connaissez la disponibilité de chacun, vous pouvez planifier des réunions ou des événements d'équipe en toute simplicité.

8

Créez des salons d'équipe ou de projet

Encouragez les membres de votre équipe répartis sur plusieurs sites à rester connectés en créant un salon Hangouts Chat. Désormais, tout le monde peut facilement travailler en réseau, partager des idées de projets, échanger sur les bonnes pratiques et renforcer la cohésion.

9

Collectez des informations auprès des membres de votre équipe ou de vos clients

Vous souhaitez collecter des informations auprès de grands groupes d'utilisateurs tels que des équipes internes et des clients externes ? Avec Google Forms, vous pouvez créer et analyser des enquêtes directement depuis votre appareil mobile ou votre navigateur Web. Créez une enquête de satisfaction client, recueillez les commentaires de grandes équipes sur des documents, réalisez un rapide sondage d'opinion, et bien plus encore. Vous pouvez ensuite être prévenu lorsqu'un utilisateur répond, consulter les résultats de l'enquête et synthétiser les données à l'aide de graphiques dans Forms ou Sheets.

Google Inc.
Google est une multinationale spécialisée dans les services et produits liés à Internet.
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