Method

Stand-up Meeting & Scrum Meeting (Réunion Debout)

Created by : OpenDecide Lab
Category : Meetings
Last update : October 1, 2019

Obstacle

Pour lutter contre la durée des réunions hebdomadaires et conserver un format, simple court et rapide, le concept de Stand-up Meeting s'est développé (Réunion Débout).

Solution

Les réunions quotidiennes sont généralement d'une durée de 5 à 15 minutes en début de journée, et se tiennent debout pour rappeler aux participants qu'il faut que la réunion soit brève et productive.

Steps

1

Les aspects pratiques de la réunion

La réunion devrait avoir lieu à la même heure et au même endroit tous les jours de travail.


Tous les membres de l'équipe sont encouragés à y assister, mais les réunions ne sont pas reportées si certains membres de l'équipe ne sont pas présents.


L'une des caractéristiques cruciales de la réunion est qu'il s'agit d'une occasion de communication entre les membres de l'équipe et non d'une mise à jour de la situation à la direction ou aux intervenants.


Bien qu'on l'appelle parfois une sorte de réunion de situation, la structure de la réunion vise à favoriser les discussions de suivi ainsi qu'à cerner les problèmes avant qu'ils ne deviennent trop problématiques.


La pratique favorise également des relations de travail plus étroites en raison de sa fréquence, de la nécessité de conversations de suivi et d'une structure courte, ce qui se traduit par un taux plus élevé de transfert des connaissances - une intention beaucoup plus active que la réunion type sur la situation.

2

La règle pour la prise de parole à tour de rôle

Les membres de l'équipe prennent la parole à tour de rôle, en passant parfois un jeton pour indiquer la personne actuelle autorisée à prendre la parole. Chaque membre parle des progrès réalisés depuis le dernier debout, du travail prévu jusqu'au prochain debout et des obstacles éventuels, en profitant de cette occasion pour demander de l'aide ou collaborer.


Les membres de l'équipe peuvent parfois demander de brèves clarifications et faire de brèves déclarations, telles que "Parlons-en davantage après la réunion", mais le stand-up ne consiste généralement pas en discussions approfondies.

3

Les questions auxquelles chaque membre doit répondre

La structure de la réunion est toujours la même et consiste à répondre à 3 questions :


  • Qu'avez-vous accompli depuis la dernière réunion ?


  • Sur quoi travaillez-vous jusqu'à la prochaine réunion ?


  • Qu'est-ce qui vous gêne ou vous empêche de faire votre travail ?


Cela permet à l'équipe de savoir exactement ce qui est fait et ce qui doit être amélioré.


Il est essentiel de dresser la liste de tous les problèmes ou questions que vous pourriez avoir, afin que votre équipe sache comment vous aider.


Et les petits problèmes doivent toujours être réglés afin qu'ils ne se transforment pas en gros problèmes.


Note : La réponse à la première question ne devrait être qu'une brève mention. Vous devriez consacrer beaucoup plus de temps à parler des tâches actuelles et des problèmes auxquels vous pourriez être confrontés.

4

Erreurs à ne pas commettre

  • Attendre votre équipe


Commencez toujours votre réunion à l'heure fixée. Ceux qui le ratent ou qui sont en retard se sentiront coupables et s'efforceront de se rendre jusqu'au prochain.


  • Introduire de nouvelles idées


Le standup meeting n'est pas une réunion de planification. L'introduction de nouveaux sujets détournera l'attention de répondre à votre agenda strict des 3 questions.


  • Laisser les gens divaguer


Demander aux gens d'arrêter de parler peut être gênant... En général, le respect de la règle "tout ce que vous dites devrait être précieux pour tous les participants" ne cessera d'être un sujet de discorde. Si ce n'est pas suffisant, une autre solution simple consiste à fixer une limite de temps stricte pour chaque participant.  


  • Abandonner la communication d'équipe au profit des stand-ups


La réunion ne doit pas être le seul moyen de communication de l'équipe. Il est facile d'attendre la prochaine réunion pour soulever un problème, mais cela ralentit votre équipe et fait souvent exploser le prochain stand-up meeting.

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