Method

La transparence dans les fonctionnements

Created by : Front
Last update : October 8, 2019

Obstacle

Mathilde Collin, CEO de FrontApp explique "Mes anciens employeurs ont menti sur la façon dont les affaires marchaient. Ils ne partageraient pas les revenus, ou ils disaient qu'on s'en sortait très bien. J'étais dans la vente, et je pouvais voir que nous ne gagnions pas beaucoup d'argent. C'était traumatisant quand j'ai appris la vérité, alors j'ai fait le contraire."

Solution

Après la création de FrontApp, au fur et à mesure que notre équipe s'est agrandie, nous avons commencé à nous poser des questions : Comment assurer la transparence dans notre fonctionnement de travail ?

Steps

1

Transparence est un outil. Pas un dogme.

La transparence est un outil, pas un dogme : elle peut accélérer votre travail, mais elle ne doit pas être appliquée aveuglément. Dans certains cas, il est impossible d'atteindre la transparence, et en essayant de divulguer autant d'informations que possible sans être en mesure de donner le contexte complet, vous obtenez des résultats très contre-productifs.


La "politique salariale publique" en est l'incarnation même. La rémunération des employés dépend beaucoup du contexte : ce qui peut sembler injuste sur papier peut être facilement expliqué dans une conversation de 2 minutes. Cependant, une fois que vous aurez rendu publique la grille de rémunération, à moins de prendre le temps de fournir le contexte complet de chaque numéro, vous vous retrouverez avec un flot constant de questions pour clarifier ceci et cela. D'un autre côté, vous n'aurez pas la flexibilité nécessaire pour convaincre les bonnes personnes d'accepter un emploi, ou si vous le faites, votre système aura l'air arbitraire et encore moins juste. Règle empirique : si la divulgation d'informations sur un sujet soulève plus de questions qu'elle n'apporte de réponses, ce n'est pas un bon candidat à la transparence.

2

Transparence sur les objectifs et les résultats-clés : Qui a intérêt à faire quoi ?

FrontApp utilise un système d'OKRs (objectifs et résultats clés), une méthode mise au point par John Doerr de KCBP et popularisée par Google.


Chaque employé peut télécharger ses OKRs pour que le reste de l'entreprise puisse les voir. Bien que ce ne soit pas obligatoire, Les employés finissent par participer parce qu'ils ont besoin de cette information pour établir les objectifs de l'équipe. (Mathilde Collin elle-même rend ses objectifs publics à l'entreprise.)


À l'aide de cette information, Mathilde Collin tient une réunion hebdomadaire avec les dirigeants pour passer en revue les mesures. "Au début de chaque semaine, j'envoie aussi un courriel à mes subordonnés directs, je leur dis quels sont mes objectifs de la semaine. Ce sur quoi je travaille, c'est aussi ce sur quoi ils travaillent. La façon dont nous nous fixons des objectifs est qu'une fois que les OKR de l'entreprise sont terminés, chaque cadre travaille sur les OKR de l'entreprise et ceux-ci sont partagés ses équipes".


Point important, FrontApp ne partage pas d'informations et d'objectifs qui sont personnels, sensibles, et/ou qui "soulèveraient plus de questions".

3

Transparence sur la gestion des tâches : Qui doit s'occuper de quoi ?

Pour la gestion des tâches, FrontApp utilise Trello, un outil de gestion de projet en ligne inspiré par la méthode Kanban de Toyota.


L'outil a de belles fonctionnalités pour trouver le bon équilibre d'ouverture : vous pouvez verrouiller certaines cartes, et en mettre d'autres au vote ; vous pouvez mentionner et assigner. C'est ce que nous avons utilisé pour établir notre feuille de route publique.

4

Transparence sur la communication interne et externe : Qui dit quoi ?

Nous utilisons Slack, et les gens coupent le son des canaux qui ne sont pas directement liés à leur travail, mais être capable de notifier et d'être notifié de n'importe quelle conversation aide certainement beaucoup à s'assurer que chacun a le contexte nécessaire disponible en tout temps.


Pour l'extérieur, nous utilisons notre propre produit Front pour gérer les conversations avec le monde extérieur. sales@, suppport@, jobs@, founders@, Twitter, tout est accessible à tous.

5

Transparence sur les calendriers : Qui fait quoi ?

Chez FrontApp, les calendriers de tout le monde sont publics par défaut, vous savez donc à quoi tout le monde passe ses journées.


Bien que les employés puissent suivre tout ce qu'elle fait, Mathilde Collin affirme que sa transparence l'aide à en faire plus. Son assistante planifie son calendrier de 8 h à 18 h. Chaque jour est différent et des semaines sont fixées à l'avance.


"Je sais toujours ce que je fais, mais il y a toujours de la flexibilité, dit-elle. J'ai pu dire à mon assistante : " Voici comment je veux passer du temps chaque semaine. "Quand je fais ce qui ne compte pas pour moi."


Le calendrier comprend également du temps pour réfléchir, lire et traiter les courriels. "Vous devez vous assurer que vous ne passez pas toute votre semaine à faire des choses, sinon vous n'avez jamais la liberté de penser à passer du temps sur les bonnes choses ", dit Mathilde Collin. "Le plus grand risque est de manquer des occasions, donc tout est sur le calendrier."


À la fin de la semaine, l'assistante de Mathilde Collin lui envoie un graphique de la façon dont elle a passé son temps. "Si je veux être plus efficace dans la gestion de mon temps, la première étape est de savoir comment je passe mon temps ", dit-elle. "Cela me permet de corriger le cap."


Par exemple, Mathilde Collin s'est rendu compte qu'elle ne consacrait pas assez de temps à l'embauche de cadres. "C'est toujours important et jamais urgent", dit-elle. "Maintenant, je passe au moins 33 % de mon temps à interviewer ou à trouver des candidats."


D'un autre côté, Mathilde Collin s'est rendu compte qu'elle passait plus de la moitié de son temps en tête-à-tête avec ses subordonnés directs. Pour être plus efficace dans ce domaine, elle place des notes dans un document commun auquel on accède avant la réunion afin que les deux parties soient à jour lorsqu'elles se présentent.

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