Method

Préparer l’arrivée avant le Jour J

Created by : Makiba
Category : Onboarding
Last update : December 18, 2017

Obstacle

Comment bien préparer l'arrivée d'un nouveau collaborateur pour maximiser sa motivation et son sentiment d'appartenance au groupe ?

Solution

L’action 4 de cette méthode devra avoir été complétée à minima une semaine avant sa date d'arrivée.


L'objectif :

  1. Réduire au maximum le stress négatif lié aux inconnues du premier jour.
  2. Mettre le collaborateur dans un état d'esprit positif
  3. Permettre d'étaler un peu le flux d'informations
  4. Préparer votre équipe à cette arrivée.

Steps

1

Procurez-vous le livret d’accueil de votre entreprise

Plaquette de présentation globale de votre entreprise à l’usage des nouveaux collaborateurs. Généralement disponible auprès des RH ou de la Com interne. S’il n’existe pas, demandez sa conception !


C’est un outil indispensable à la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

2

Préparez une « fiche technique » de votre équipe

Un document qui donne des informations sur l’ensemble des membres de votre équipe (leur photo, leur nom, leur rôle/mission et pourquoi quelques informations plus personnelles sur leurs hobbies ?)

3

Préparez la journée d’accueil

Préparez le planning de la journée :


  • Heure d’arrivée et lieu du rdv
  • Visite des locaux -
  • présentation des contacts importants : N'oubliez pas de présenter les 3 catégories de contacts : les services administratifs, les personnes avec qui votre nouvelle recrue sera amenée à travailler et enfin les personnes ressources pour son poste.
  • Entretien d'intégration : c'est un moment formel lors duquel vous allez poser le cadre, la base de votre collaboration.
  • Présentation à l’équipe
  • Première tâche / mission

4

Envoyez un e-mail au futur collaborateur

Ce mail contiendra simplement les informations obtenues lors des actions 1,2 et 3 pour qu'il puisse commencer à "se mettre dans le bain" s'il le souhaite : un livret d'accueil qui lui présentera l'entreprise, quelques informations sur sa nouvelle équipe et surtout des précisions sur son premier jour (lieu et heure du rdv, déroulé de la journée)

5

Préparez votre équipe

  • Communiquer les raisons de son recrutement et expliquer sa mission au reste de l'équipe.


  • Présenter brièvement le nouveau collaborateur : sa photo, quelques informations (pro et perso) à son sujet.


  • Désigner (sur la base du volontariat !) un référent/mentor pour le / la petit(e) nouveau/nouvelle. Un collègue sans rapport hiérarchique qui pourra l'aider à prendre ses marques.


  • Prévoyez avec l'équipe un accueil convivial : un déjeuner tous ensemble le jour de l'arrivée du nouveau ? un verre en afterwork ? un petit déjeuner pour son deuxième jour ? L'idée ? sortir du contexte professionnel pour créer du lien rapidement au sein de l'équipe. (Pensez également à annoncer cette arrivée à vos clients, partenaires ou toute autre personne externe à votre équipe qui sera amenée à travailler avec ce nouveau collaborateur.)

6

Préparez son poste de travail

Tout doit être prêt avant l’arrivée du nouveau collaborateur :


  • Son poste de travail (accès web, identifiant, boîte mail, accès aux dossiers partagés de l’équipe, etc.)
  • Badge ou clés,
  • Contrat de travail, et autres documents administratifs
  • Ligne téléphonique,
  • Cartes de visite, etc.


De cette façon, le nouveau collaborateur pourra être opérationnel et prendre ses marques dès son arrivée.


Petit plus : Si cela est en accord avec la culture de votre entreprise, vous aurez préparé un "package de bienvenue" avec quelques goodies (tasse, stylo, t-shirt, carnet...) à l'effigie de l'entreprise. Rien de tel pour donner un sentiment d'appartenance que d'offrir ces petits objets :)

Makiba

Développe des pratiques autour du bien-être et de la conception de nouveaux espaces de travail
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